Análisis y Diseño Organizacional

         Inicialmente hay que abrir la mente como un paracaídas, de manera de que la información se entienda con claridad, tal como lo decía Einstein, es una metáfora que se enfoca en ser más moldeable, sin prejuicios, en ver el vaso medio lleno y no medio vacío... Antes de comenzar es importante saber que una organización tiene que ver con una estructura intencional compuesta por roles y puestos de trabajo, para lograr unos objetivos previamente definidos. En el departamento de Recursos Humanos, el área de Organización se encarga de Organigramas, Descripciones de puestos de trabajo, Procesos de trabajo, Flujogramas, Métodos y tiempos, análisis y estudios de cargas de trabajo, determinación de plantillas, clasificación de personal, entre otros. Las prácticas de los RRHH pueden verse en el siguiente gráfico:

         Cuando se habla de Análisis y Diseño Organizacional, tiene que ver con más allá de crear una visión, misión, valores y de estructurar la gente... Va más orientado a lograr el compromiso de las personas a la organización, y que cada persona comprenda las metas del negocio (objetivos estratégicos), conociendo cómo están implicados en esos logros (Relaciones Ganar/Ganar).

         La tendencia era que cada empresa tenía varias personas dedicadas a las tareas de RRHH... Un estudio de “Benchmarking en la Gestión de RRHH” realizado por HayGroup, indica que el personal dedicado a RRHH con relación al total de la plantilla es de un 2,35%, si la organización tiene menos de 250 trabajadores, y 1,05% en empresas con más de 250 trabajadores.

         Al pasar el tiempo, el responsable de RRHH se enfoca en liderar oportunidades de mejora que identifiquen y generen un cambio positivo en las organizaciones, orientado a satisfacer las necesidades del negocio, optimizando los procesos (mayor calidad / menos costes) con personas capaces de conseguir con éxito los resultados del negocio.

       Hablando de Modelos de Gestión de RRHH, ninguna empresa tiene modelos puros, pero la tendencia va más a modelos de gestión descentralizado, ya que las ventajas compensan las desventajas. El modelo centralizado va orientado a la gestión colectiva, mientras que la descentralizada va a la gestión individualizada. Por lo general los modelos centralizados se ven en Fusión de empresas, organizaciones que están iniciando, momentos de dificultad, cambios, entre otros...

          En cuánto al diseño organizacional, toda empresa debe tener unos lineamientos que la definan y la ayude a lograr el éxito (Visión, Misión y Valores):

       Luego de tener bien definidos los lineamientos, se deben fijar los objetivos estratégicos que no es más que la creación de una serie de estrategias diseñadas para el logro de unas metas en un tiempo determinado, realizando acciones que permitan lograr la misión inspirados en la visión de la organización.

Algunas preguntas para reflexionar (Tomadas de la Clases de velasco.hernanz@gmail.com)

• ¿Cuál es el porcentaje de estrategias que estando correctamente diseñadas, llegan finalmente a implantarse? 10% ya que por lo general, se olvidan detalles importantes como la involucración de "las personas"
• ¿Qué tipos de personas se encuentran en las organizaciones que no ayudan a la implementación de una estrategia? Se encuentran personas que No conocen, No comprenden, No comparten y No actúan...

        Entonces, una estrategia debe ser:

• Bien concebida
• Comunicada
• Aceptada
• Compartida
• Explicada
• Adaptada
• Concretada
• Entendida

      Antes de continuar, una estrategia se define como un conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en el tiempo para lograr una misión determinada; una estrategia, tiene que ver con la creación de valor, que brinde una ventaja competitiva. Más allá de una estrategia, las organizaciones crean planes estratégicos, los cuales son un programa de actuación que ayuda a aclarar lo que se pretende lograr y cuáles serán los pasos para conseguirlo, dicha programación, se plasma en un documento de consenso, donde se concretan las grandes decisiones que van a orientar la marcha hacia una excelente gestión. Actualmente las empresas están en un entorno compuesto por:

     El diseño organizativo ha venido aumentando dinámicamente en el desarrollo económico, sociopolítico y tecnológico, así como también, en las transformaciones organizacionales para sobrevivir, desarrollarse y avanar hacia la excelencia, usando racionalidad y visión de futuro del capital que poseen. Éstos diseños organizativos permiten:

• Establece la manera en cómo la organización divide las funciones más relevantes.
• Especifica el proceso interno de la toma de decisiones
• Determina el flujo de información para el desarrollo normal de las operaciones

         Una organización puede estructurarse básicamente en tres Modelos Organizativos: 

1) Estructura Funcional (Fayol): 

• Respeta el principio de unidad de mando
• Hay elevado nivel de centralización
• Es clara, económica y estable
• Es una organización de especialistas
• Hay dificultad en la comunicación horizontal y la coordinación
• La dirección general es el integrador de la visión global

Es aconsejable cuando:

• Los objetivos generales buscan calidad y eficiencia
• El entorno es estable y poco complejo
• Hay pocos productos/servicios
• La organización es pequeña

2) Estructura Divisional:

     Puede ser geográfica, por producto (hogar, electrónica...), por sectores (banco, deensa...), por clientes (empresas, jóvenes, proesionales...), por canal de distribución (aduana, franquicias...). Algunas características de ésta estructura son:

• Tienen tratamiento singular a cada negocio
• Es flexible y adaptable al entorno
• El proceso de comunicación es compleja entre las divisiones de la empresa, que llegan a competir
• Cada división de la organización dispone de los medios para desarrollar su misión.
• Requiere de mayor estructura de personal directivo

Es aconsejable cuando:

• Los objetivos generales buscan metas por productos
• El entorno es incierto, muy cambiante.
• Se vende en mercados múltiples con variados productos.

3) Estructura Matricial

• Tienen gran flexibilidad
• Elevados  costos de estructura
• No cumple el principio de mando único
• Complejo sistema de comunicación
• Gran coordinación entre las áreas funcionales
• Pueden existir duplicación de esfuerzos

Es aconsejable cuando:

• Coexisten objetivos estratégicos complejos e independientes
• Los proyectos necesitan experiencia funcional y de mercado.

       Luego de haber explicado lo concerniente del análisis de diseño organizacional, se está en la capacidad de responder la pregunta más importante de éste temario: ¿Actualmente cuál es MISIÓN más importante que tienen los RRHH en una organización?

Implementar la Estrategia alineando el talento